09 يونيو 2023
7 دقائق قراءة
5 أخطاء شائعة يقع فيها كل مُحاسب وكيفية تجنُب هذه الأخطاء
مجال المحاسبة من المجالات التي تحتاج تركيز ودقة عالية. حيث أنك تتعامل طوال الوقت مع كمية هائلة من الأرقام والبيانات. وبما أن الخطأ دائماً وارد بالرغم من بذل الجهد، فهذه طبيعتنا كبشر، مع الأسف حدوث الأخطاء المحاسبية يتسبب في حدوث إشكاليات يترتب عليها تكلفة المؤسسة مبالغ هائلة!
احدث المنشورات
06 مايو 2024
كيفية كتابة مهارات الحاسب الآلي في السيرة الذاتية
06 ديسمبر 2023
الذكاء الاصطناعي: مقدمة إلى عالم التكنولوجيا المبتكرة
الأخطاء المحاسبية تكون بغير عمد، فهي أخطاء فردية نظراً لكثرة التعامل مع الأرقام والمدخلات فينتج خلط بين البيانات أو تشتت بين المدخلات. لذلك فمن المستحيل أن تُمنع تماماً ولكن ما ستحاول أن تفعله هو تقليلها بقدر استطاعتك.
معظم الأخطاء تتمحور حول أخطاء إدخال البيانات يدوياً، أو عدم وجود نظام مُحدد في التعامل مع البيانات، أو أخطاء في الفواتير والمعاملات الحسابية، أو أخطاء تقنية ترجع إلى استخدام البرامج الآلية.
لذلك إليك عدد من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها معظم المحاسبين، ونحاول أن نضع حلول لها لتفادي حدوث الأخطاء المحاسبية بقدر الإمكان.
الاعتماد على الطريقة اليدوية فقط في تسجيل البيانات أصبح أمر تقليدي، لذلك تسعى معظم الشركات حالياً لاستخدام التكنولوجيا في العمليات الحسابية.
برنامج المحاسبة Accounting Software هو برنامج على الكمبيوتر يُساعدك في الاحتفاظ بدفاتر الحسابات على جهاز الكمبيوتر، تسجيل المعاملات المالية للشركة والإبلاغ عنها، تسجيل المعاملات وأرصدة الحسابات، إدارة المصروفات، إدارة الإيرادات بالإضافة لعمل التحليلات الحسابية اللازمة.
ولكن تختلف وظيفة برامج المحاسبة من مؤسسة لآخرى. فربما تختار الشركات الأكبر حجمًا نظام يدمج كمية هائلة من البيانات من العديد من الإدارات المختلفة. ولكن غالبًا ما تختار الشركات الصغيرة برامج ذات أدوات محدودة تلبي إحتياجاتها.
وحتى تتفادى هذا الخطأ:
كما ذكرنا من قبل، عندما يكون الاعتماد في إدخال البيانات على العنصر البشري فمن الطبيعي أن توجد أخطاء.
لذلك إدخال بيانات خاطئة من أكثر الأخطاء الشائعة في المحاسبة. سواء يتم إدخال أرقام خاطئة أو إدخال رقم صحيح بترتيب خاطئ.
فلابد أن تكون كمحاسب تركيزك حاضراً عند إدخال البيانات ولا تقوم بهذه المُهمة إذا كنت مرهق أو تركيزك مُشتت لأن رقم واحد خاطيء يترتب عليه نتائج وحسابات كاملة خاطئة.
وحتى تتفادى هذه الأخطاء حاول:
نحن نعلم أنك تقوم كمُحاسب بمهام عديدة في المؤسسة. وكثرة هذه المهام إذا لم يتم ترتيبها وتنظيمها سيتسبب في نسيان أو تأخير تسجيل بعض المعاملات مثل المدفوعات أو المصروفات. وربما يتسبب في حدوث أخطاء أكبر من خلال ضياع الفواتير أو نسيان شيء أو الخلط بين البيانات.
وحتى تتفادى هذا الخطأ:
لابد أن تتأكد من وجود فاتورة لأي معاملة تقوم بها حتى يتم تسجيل جميع المعاملات ولا تغفل عن أي منهما.
ولكن انتبه لعدم إلقاء هذه الفواتير نظراً لأهميتها البالغة في تسجيل وإثبات المدفوعات أو المصروفات أو المعاملات بشكل عام.
كما أنه عدم وجود فاتورة يجعل الوضع أسوأ عند حدوث خطأ! بسبب عدم وجود مرجع للحسابات والمعاملات مما يُعرض المؤسسة لخسائر فادحة.
حتى تتفادى هذا الخطأ:
يُمكنك استخدام برامج تسجيل الفواتير على الأجهزة.
تقوم هذه البرامج بعمل نسخ احتياطية للفواتير ويُمكنك حفظها في ملفات بشكل مُنظم حتى ترجع لها عند الحاجة.
بالرغم من إيجابيات استخدام التكنولوجيا، إلا أنها لها العديد من السلبيات، كأنها تتعرض للإختراق أو عطل يُسبب ضياع البيانات والمعاملات مما يُسبب أخطاء في العمليات الحسابية وخسائر لا حسرة لها.
حتى تتفادى هذا الخطأ:
وفي النهاية نوّد أن نؤكد على أننا بشر لذلك احتمالية الخطأ واردة، فإذا حدث الخطأ لا تُضيع الوقت والجهد في لوم نفسك ولكن سارع بالبحث عن الحل وأن تتعلم من خطأك حتى لا يتكرر مرة أخرى. لا تتردد بالتواصل معنا في التعليقات أو عبر وسائل التواصل الاجتماعي بأي سؤال في ذهنك، وسنجيبك على جميع استفساراتك.
شارك المقال :
